СОГЛАШЕНИЕ
о применении электронного документооборота

ОСНОВНЫЕ ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ

Электронный документ – любой документ, созданный, переданный, полученный или хранимый в электронной форме, включая тексты, изображения, электронные подписи или другие данные.

Электронный документооборот (далее — ЭДО) — процесс обмена электронными документами, подписанными усиленной квалифицированной электронной подписью (далее – УКЭП), через Оператора электронного документооборота.

Оператор ЭДО — организация, обеспечивающая обмен электронными документами между Сторонами по телекоммуникационным каналам связи в соответствии с требованиями действующего законодательства РФ.

Электронная подпись — информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.

Машиночитаемая доверенность (далее — МЧД) — доверенность в электронной форме в формате XML, подписанная УКЭП доверителя (руководителя организации или индивидуального предпринимателя), подтверждающая полномочия физического лица на подписание электронных документов от имени Стороны.

Иные термины, не указанные в настоящем Соглашении об ЭДО, толкуются в соответствии с Пользовательским соглашением, действующим законодательством и обычаями делового оборота.

1. ПРЕДМЕТ СОГЛАШЕНИЯ

1.1. В соответствии с настоящим Соглашением Стороны соглашаются осуществлять обмен юридически значимыми документами (договорами, дополнительными соглашениями, актами, счетами-фактурами, универсальными передаточными документами (УПД), уведомлениями и иными документами) в электронной форме через Операторов ЭДО.

1.2. Использование ЭДО является приоритетным способом взаимодействия Сторон, но не исключает обмен юридически значимыми документами (договорами, дополнительными соглашениями, актами, накладными, счетами-фактурами, универсальными передаточными документами (УПД), уведомлениями и иными документами) на бумажном носителе.

2. ПРИЗНАНИЕ ЮРИДИЧЕСКОЙ СИЛЫ ДОКУМЕНТОВ

2.1. В соответствии со ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», Стороны признают, что информация в электронной форме, подписанная УКЭП, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и порождает аналогичные юридические последствия.

2.2. Электронные документы, которыми обмениваются Стороны, могут быть использованы в качестве первичных учетных документов, а также в качестве доказательств в суде, представляться в налоговые и иные государственные органы.

2.3. Каждая из Сторон несет ответственность за обеспечение конфиденциальности ключей УКЭП и недопущение использования принадлежащих ей ключей без ее согласия.

2.4. Если в сертификате УКЭП не указан орган или физическое лицо, действующее от имени организации при подписании Электронного документа, то в каждом случае получения подписанного электронного документа Получающая Сторона добросовестно исходит из того, что документ подписан от имени Направляющей Стороны надлежащим лицом, действующим в пределах имеющихся у него полномочий. При этом проверка полномочий может осуществляться Получающей Стороной путем проверки МЧД в автоматическом режиме средствами системы ЭДО или через распределенный реестр ФНС России.

2.5. Организация ЭДО между Сторонами не отменяет использование иных способов изготовления и обмена документами между Сторонами в рамках обязательств, не регулируемых данным Соглашением.

3. ПОРЯДОК ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ И НАСТРОЙКИ ЭДО

3.1. Обмен Электронными документами осуществляется через Операторов ЭДО, включенных в соответствующий реестр ФНС России.

3.2. В случае если Стороны используют услуги разных Операторов ЭДО, взаимодействие осуществляется посредством настройки роуминга. Обязанность по инициации настройки роуминга лежит на Стороне, заинтересованной в начале документооборота посредством системы ЭДО.

3.3. Для начала обмена документами одна из Сторон направляет другой Стороне через Оператора ЭДО приглашение к электронному взаимодействию.

3.4. Сторона, получившая приглашение, обязана принять его (подтвердить установление связи) в течение 3 (трех) рабочих дней с момента получения.

3.5. Стороны обязуются своевременно информировать друг друга об изменении реквизитов, необходимых для функционирования ЭДО (смена Оператора ЭДО, изменение идентификатора участника ЭДО и т.д.), в течение 2 (двух) рабочих дней с даты таких изменений.

4. ПОРЯДОК ОБМЕНА ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

4.1. Перечень документов, подлежащих приоритетному обмену через систему ЭДО:

4.2. Электронный документ считается полученным Стороной-адресатом с даты, указанной в подтверждении Оператора ЭДО о доставке файла.

4.3. Сторона, получившая документ, обязана в течение 5 (пяти) рабочих дней с момента его получения подписать документ своей УКЭП либо направить мотивированный отказ от подписания через систему ЭДО.

4.4. В случае если в течение 5 (пяти) рабочих дней Сторона-получатель не подписала документ и не направила мотивированный отказ, документ считается принятым и подписанным Стороной-получателем в одностороннем порядке, а обязательства по нему — признанными в полном объеме, за исключением случаев, когда Стороны договорились об ином. При этом Стороны признают, что факт совершения хозяйственной операции подтверждается совокупностью документов, включая транспортные накладные и подтверждения оператора ЭДО.

4.5. Счета-фактуры/УПД со статусом 1 выставляются и принимаются исключительно в форматах, утвержденных приказами ФНС России.

5. ПРИМЕНЕНИЕ МАШИНОЧИТАЕМЫХ ДОВЕРЕННОСТЕЙ

5.1. В случае подписания электронного документа представителем Стороны (сотрудником или иным лицом, не являющимся лицом, имеющим право действовать от имени юридического лица без доверенности), применение МЧД является обязательным в соответствии с требованиями ст. 17.1 и 17.2 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ.

5.2. МЧД должна быть оформлена в соответствии с едиными требованиями, утвержденными Приказом Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 августа 2021 г. № 857, и содержать актуальный перечень полномочий представителя.

5.3. При направлении подписанного электронного документа Сторона обязана обеспечить передачу МЧД (или указание номера МЧД, хранящейся в информационной системе) в составе пакета документов или метаданных сообщения.

5.4. Сторона, отозвавшая МЧД, обязана незамедлительно (не позднее дня, следующего за днем отзыва) обеспечить внесение сведений об отзыве в соответствующую информационную систему и уведомить об этом другую Сторону. Документы, подписанные лицом, чья МЧД была отозвана, до момента внесения соответствующих изменений в информационную систему и/или получения уведомления об отзыве второй Стороной, считаются надлежаще подписанными, если иное не предусмотрено законом.

6. ДЕЙСТВИЯ СТОРОН ПРИ ТЕХНИЧЕСКИХ СБОЯХ

6.1. В случае возникновения технических сбоев в работе Оператора ЭДО, каналов связи или неисправности средств УКЭП, препятствующих обмену электронными документами более 24 (двадцати четырех) часов, Стороны переходят на бумажный документооборот.

6.2. Документы, оформленные на бумажном носителе в период технического сбоя, имеют полную юридическую силу. После устранения технических неисправностей Стороны вправе (но не обязаны, если иное не предусмотрено налоговым законодательством) продублировать данные документы в системе ЭДО с пометкой «Документ ранее оформлен на бумажном носителе».

6.3. О возникновении технических препятствий Сторона обязана уведомить контрагента по электронной почте, указанной в реквизитах Основного договора, в течение 4 (четырех) часов с момента обнаружения сбоя. В противном случае, технические сбои на стороне Оператора ЭДО или в каналах связи роуминга не освобождают Сторону от обязательств по своевременному обмену документами.

7. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ И РАЗРЕШЕНИЕ СПОРОВ

7.1. Стороны несут ответственность за содержание ЭД, а также за правомерность использования УКЭП своими сотрудниками и представителями.

7.2. Электронные документы, полученные и подписанные в соответствии с настоящим Соглашением, признаются Сторонами в качестве первичных учетных документов и могут быть использованы в качестве доказательств в суде, а также представлены в налоговые и иные государственные органы.

7.3. В случае возникновения споров относительно подлинности ЭД или факта его получения, бремя доказывания лежит на Стороне, заявившей о недостоверности документа или отсутствии факта его получения, при условии наличия подтверждения Оператора ЭДО.

8. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ

8.1. Настоящее Соглашение вступает в силу с момента его публикации на Сайте и действует в течение срока действия Пользовательского соглашения, либо заключенного между Сторонами договора поставки.

8.2. Во всем, что не предусмотрено настоящим Соглашением, Стороны руководствуются положениями Пользовательского соглашения/заключенного договора поставки и действующим законодательством РФ.

8.3. Прекращение действия настоящего Соглашения не влечет прекращения обязательств по документам, подписанным в системе ЭДО в период его действия.